El sistema de envíos de mensajes por mail, manda correos automáticos, a destinatarios específicos predefinidos, con información vital de la empresa, cómo pueden ser ciertos indicadores, índices, porcentajes, valores o simplemente mensajes, y que son indispensables para advertir acerca del estado de la compañía, o para detectar a tiempo situaciones inesperadas.
Se podrán definir tantos avisos como se desee y enviar a todos los destinatarios que sea necesario.
Se podrán programar los envíos cada hora, eligiendo una, algunas o todas las horas del día; uno, algunos o todos los días del mes o de la semana; uno, algunos o todos los meses del año y todos los años que quiera.
Se podrán superponer, en una misma hora, todos los avisos que sean necesarios.
El cuerpo del mail, contendrá un cuadro con información relevante. Se podrán informar las ventas del día, acumuladas por cualquier atributo; el saldo de los bancos y de las cajas de la empresa; los pedidos registrados en el día, o los remitos emitidos, o las órdenes de pago hechas; los artículos que están por debajo del punto de reposición; y todo lo que desee, en la medida que el sistema contenga la información necesaria.
Para que el sistema envíe los mail según la programación predefinida, debe estar corriendo el servicio FYDAvisosXMailNET.exe. Se recomienda instalarlo en una PC que esté las 24hs encendida, y configurar el servicio como «Inicio retardado».
Los parámetros de conexión con la base de datos se definen en el archivo «PARAMETROS_SERVICIOS.xml», que debe estar en la misma carpeta donde se instale el servicio.
Por otro lado, la tabla «msjAvisosMail» contiene los datos del correo remitente, tal como se muestra a continuación:
ServidorSMTP;Puerto;Usessl;Remitente;Password
Donde:
- ServidorSMTP (pe. smtp.mail.yahoo.com.ar)
- Puerto (pe. 465)
- Usessl: 1 (siempre va este valor)
- Remitente: (pe. correo@yahoo.com.ar)
- Password: (pe. Clave1234!)
Para crear nuevos avisos, se deberá ir al programa Administrador de Andrómeda -> Procesos -> Envíos de mensajes por mail.
Los mensajes se pueden definir en la base de datos Servidor Administrador («SrvAdm») o Servidor Gestión («SrvGA»), y sólo podrán acceder aquellos usuarios que tengan permisos suficientes.
Se deberán asignar los siguientes parámetros para definir cada mensaje de envío:
- Base de datos: Cualquier base de datos definida en el SQL Server instalado.
- Direcciones de mail: Destinatario del mail. Se pueden incluir varios destinatarios, separados por punto y coma (;)
- Asunto del mail: Asunto que va a contener el mail que reciba el destinatario.
- Cuerpo del mail: Una descripción aclaratoria que sale en el cuerpo del mail, antes de la grilla de datos.
- Firma: Un nombre o comentario que sale al pie del mail.
- Se envía mail cuando el resultado de la consulta no contiene datos:
- Falso: Manda mail cuando la consulta trae datos.
- Verdadero: Manda mail cuando la consulta viene vacía.
- Meses: Se pueden elegir los meses en los que se desea enviar los avisos. Si no se elige ninguno, se enviará todos los meses.
- Horas de envío: Se deben elegir las horas en las que se desea enviar los avisos. Existen 24hs. disponibles, enteras, y no será factible programar un envío con minutos.
- Día de la semana: Se pueden elegir los días en los que se desea enviar los avisos. Si no se elige ninguno, se enviará todos los días.
- Años: Se pueden elegir los años en los que se desea enviar los avisos. Si no se elige ninguno, se enviará todos los años.
- Consulta: Texto de la consulta SQL que ejecutará el programa cada vez que dispare el aviso. Con el botón “Procesar” se puede probar la consulta, que completará la grilla de abajo, con la respuesta correspondiente. El único sentido de esta función, es probar que la consulta funcione correctamente, antes de automatizar el aviso.
IMPORTANTE: La Consulta SQL deberá ser confeccionada por personal de FYD, que es el único capacitado para hacerlo, puesto que conoce los nombres de las Tablas y Campos necesarios para obtener la información deseada. Personal no idóneo podría obtener resultados inesperados y erróneos.
Cada vez que se envíe un mensaje, el sistema agregará un registro de control en el archivo AvisosXMail.LOG, con los siguientes datos:
Fecha, Hora, Base de datos, Direcciones de mail, Asunto, Consulta, “Envío exitoso”
Si se produjera un error en el envío, se grabará el mismo archivo, con los siguientes datos:
Fecha, Hora, Base de datos, Direcciones de mail, Asunto, Consulta, Descripción del error.